KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

KERUGIAN KANTOR MAYA

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA

Menurut Linda T Risse (konsultan Synergi Planning Incorporated)

1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses sumber daya informasi
3. Sediakan fasilitas telephone
4. Gunakan konferensi telepon
5. Jadwalkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

APLIKASI OA

1.  Pengolahan kata ( word processing )

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2.  Surat elektronik ( e-mail )

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

3.  Voice mail

Serupa dengan e-mail, namun surat tidak ditulis tetapi dapat diucapkan

4.  Kalender elektronik

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

5.  Konferensi audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi

6.  Konferensi video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis

7.  Konferensi komputer

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu

8.  Transmisi faksimili

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

9.  Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT tentang materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. Pencitraan

Penggunaan pengenal karakter optis untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk dapat disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

11. Desktop publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan typesetter

A. PENGELOLAAN INFORMASI

Aktifitas dalam pengelolaan informasi meliputi :

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul.
2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna.
3. Memastikan bahwa informasi yang diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
4. Membuang informasi yang tidak berguna dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Pentingnya pengelolaan informasi :

• Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat

-          Adanya pengaruh ekonomi internasional

-          Persaingan tingkat dunia

-          Kompleksitas teknologi yang meningkat

-          Batas waktu yang semakin singkat

-          Kendala-kendala sosial/lingkungan

• Kemampuan komputer yang semakin baik.

Ciri-ciri kemampuan komputer :

-          Pengolahan cepat

-          Tingkat akurasi tinggi

-          Kapasitas penyimpanan besar

-          Efektif untuk tugas yang berulang-ulang

-          Otomatis

-          Dapat berfungsi hampir secara terus menerus

-          Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang

-          Dapat diperbaiki dan ditingkatkan

B. PEMAKAI & PENGELOLA  INFORMASI

Pemakai informasi secara umum adalah :

1. Manajer
2. Non manajer
3. Orang dan organisasi di dalam lingkungan perusahaan
4. Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan

Pengelola informasi (spesialis informasi) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggungjawab penuh untuh mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer.

Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam :

1.  Analis sistem

Adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai  cara komputer membantu pemecahan masalah.

2.  Pengelola database (DBA)

Bekerja sama dengan pemakai dan analis sitem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.

3.  Spesialis jaringan

Adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi, yang bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

4.  Programer

Adalah orang yang berkerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.

5.  Operator.

Adalah orang yang mengoperasikan peralatan komputer berskala besar.

C. END USER COMPUTING (EUC)

EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau sebagian CBIS oleh pemakai tingkat akhir. EUC berkembang akibat empat pengaruh :

1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
2. Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi
3. Perangkat keras komputer yang murah
4. Tersedianya perangkat lunak jadi.

Tingkat –tingkat kemampuan EUC :

• Pemakai akhir tingkat menu ( menu level end users)
• Pemakai akhir tingkat perintah ( comand level end user)
• Pemakai akhir tingkat program (end user programmers)
• Personil pendukung fungsional (fungtional support personnel)

Manfaat EUC :

1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan
2. Mengurangi kesenjangan komunikasi

Resiko EUC :

1. Sistem yang buruk sasarannya.
2. Sistem yang buruk rancangannya dan dokumentasinya.
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya integritas data
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya pengendalian.

D. EVOLUSI SIM BERBASIS KOMPUTER

1.  Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

B. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

D. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

E. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

Mencapai SIM berbasis komputer.

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, tumbuh menjadi matang, berfungsi akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem, dan terdiri dari tahap-tahap berikut :

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan.

SUMBER DAYA INFORMASI

A. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI

Manajemen sumber daya informasi (Information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan :

1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat
5. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing

PERAN CIO

1. Administrator
2. Pembangun orang-orang
3. Perencana kota
4. Futurist
5. Diplomat dunia
6. Perancang

B. MENCAPAI MANAJEMEN KUALITAS DALAM JASA INFORMASI

1. Mengidentifikasi pelanggan IS

2. Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan

3. Menetapkan matrik kualitas

4. Mendefinisikan strategi kualitas IS

a. Penerimaan dan pelatihan

b. Pengembangan sistem berorientasi pemakai

• Membuat analisis pasar
• Membuat analisis penerimaan produk
• Membuat analisis tugas
• Melakukan pengujian prototipe
• Melakukan pengujian sistem operasional

5. Menerapkan program-program kualitas IS

6. Memantau kinerja kualitas IS

C. KEAMANAN SISTEM

Tujuan-tujuan keamanan

1. Kerahasiaan
2. Ketersediaan
3. Integritas

Ancaman keamanan

1. Pengungkapan tidak sah dan pencurian
2. Penggunaan tidak sah
3. Penghancuran tidak sah dan penolakan jasa
4. Modifikasi tidak sah

Pengendalian akses

1. Identifikasi pemakai
2. Pembuktian keaslian pemakai
3. Otorisasi pemakai

Perencanaan berjaga-jaga

1. Rencana darurat, menentukan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana.

Mencakup : sistem alarm, sistem pemadam api, prosedur evakuasi

2.  Rencana cadangan

• Ø Redudancy

Hardware, sofware dan data diduplikasi

• Ø Diversity

Sumber daya informasi tidak dipasang di lokasi yang sama

• Ø Mobility

Sistem sewa

3. Rencana catatan vital, adalah dokumen-dokumen kertas, microforms, penyimpanan magnetik, optik yang diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan.

Rencana ini menentukan bagaimana catatan-catatan vital akan dilindungi.

D. STRATEGI PENGURANGAN BIAYA MANAJEMEN INFORMASI

1. Konsolidasi

Pengurangan jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah

2. Downsizing

Transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar seperti mainframe, ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini, PC.

3. Outsourcing

Mengkontrakkan keluar semua atau sebagian kecil operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

A. DATABASE

Database : kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik organisasi

Database adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi,serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun penyelidikan. ( George M Scoot, 2002)

Manajemen database : aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database, hubungan antar data dalam database, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan database.

Tujuan utama konsep database :

1. Meminimalkan pengulangan data.

Pengulangan data (data redudancy) adalah duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file.

1. Mencapai indepedensi data.

Indepedensi data adalah kemampuan membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

B. STRUKTUR DATABASE

1. Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang pohon.

Dalam struktur ini untuk pindah dari suatu catatan di suatu cabang ke catatan dicabang lain harus kembali ke tempat asalk percabangan tadi.

1. Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk pada catatan lain dalam database.

Secara konseptual tiap catatan dalam data bse dapat memiliki penunjuk ke arah catatan lain dalam database

1. Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu field dan record tidak didasarkan pada alamat dalam record.

C. MENCIPTAKAN DATABASE

Pada prinsipnya menciptakan data base mecakup tiga langkah yaitu :

1. Menentukan kebutuhan data, ada dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan berorientasi proses

• Ø Tentukan masalah
• Ø Kenali keputusan yang diperlukan
• Ø Deskripsikan kebutuhan informasi
• Ø Tentukan pemrosesan yang diperlukan
• Ø Tentukan kebutuhan data
• Ø Spesifikasi data

b. Pendekatan model perusahaan

• Ø Buat model data enterprise
• Ø Model data enterprise
• Ø Kembangkan database
• Ø Database

2. Menjelaskan data

Sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka dijelaskan dalam bentuk kamus data.

Sistem kamus data. Kamus data dapat berupa kertas atau file komputer.Jika berupa file sistem kamus data diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya, serta mempersiapkan untuk digunakan.

Data description language. Setelah kamus data diciptakan, penjelasanya harus dimasukan dalam DBMS.

3. Memasukan data

Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung ke dalam DBMS, membaca dari pita atau piringan, atau menscan data secara optis.

D. PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu :

1. Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database.
2. Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.
3. Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
4. Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

E. PENEMUAN PENGETAHUAN DALAM DATABASE

(Knowledge discovery in database / KDD)

KDD mencakup sejumlah istilah yang sekarang ini mendapat banyak perhatian, yaitu :

1. Data warehousing

Adalah perkembangan dari konsep database yang menyediakan suatu sumber daya data yang lebih baik bagi para pemakai dan memungkinkan pemakai untuk memanipulasi dan menggunakan data tersebut secara intuitif.

Konsep kunci : datawarehousing mencakup beragam data berbasis komputer yang sangat luas.

2. Data mart

Adalah suatu database yang berisi yang hanya menjelaskan satu segmen dari operasi perusahaan.

Contoh : data mart pemasaran, data mart keuangan, data mart produksi

3. Data mining

Adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pemakai.

F. KEUNTUNGAN DATABASE

1. Mengurangi pengulangan data.

Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file.

1. Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data.

1. Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin pada medium penyimpanan fisik.

1. Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

1. Meningkatkan keamanan.

Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

G. KELEMAHAN  DAN KENDALA DBMS

1. Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal.

DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan kecil.

1. Kurangnya  ahli database.

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola database (DBA)

1. Biaya pemrosesan data sangat tinggi

KD 1 : Menjelaskan dasar-dasar korespondensi bisnis

1. Dasar-dasar korespondensi bisnis
2. Perencanaan pesan-pesan bisnis
3. Surat-surat niaga

KD 2 : Menyusun surat binis 1

1. Surat permintaan penawaran dan surat penawaran
2. Surat pesanan dan surat balasan pesanan
3. Surat pemberitahuan pengiriman barang dan surat pengantar barang

KD 3 : Menyusun surat binis 2

1. Surat pengiriman pembayaran dan permintaan penangguhan pembayaran
2. Surat pengaduan claim dan surat penyelesaian claim
3. Surat peringatan dan surat tagihan

KD 4 : Menyusun surat bisnis 3

1. Surat referensi dan introduksi
2. Surat lamaran
3. Surat rekomendasi

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA 1

KD 1 : Menjelaskan dasar-dasar korespondensi bisnis

1. Dasar-dasar korespondensi bisnis
2. Perencanaan pesan-pesan bisnis
3. Surat-surat niaga

KD 2 : Menyusun surat binis 1

1. Surat permintaan penawaran dan surat penawaran
2. Surat pesanan dan surat balasan pesanan
3. Surat pemberitahuan pengiriman barang dan surat pengantar barang

KD 3 : Menyusun surat binis 2

1. Surat pengiriman pembayaran dan permintaan penangguhan pembayaran
2. Surat pengaduan claim dan surat penyelesaian claim
3. Surat peringatan dan surat tagihan

KD 4 : Menyusun surat bisnis 3

1. Surat referensi dan introduksi
2. Surat lamaran
3. Surat rekomendasi

Mata Kuliah                            :  Sistem Informasi Manajemen

Kode Mata Kuliah                  :  KPSEp712

Semester/SKS                         :  VI/2 SKS

Prodi/Jurusan/Bagian              :  P.IPS / P.Ekonomi / BKK. PAP

Nama dosen                                        :  Tutik Susilowati, S.Sos.,M.Si

Deskripsi Mata Kuliah      :  Mata kuliah ini disajikan di semester VI, S1 BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran. Mata kuliah ini mengkaji mengenai tentang sistem informasi manajemen dan aplikasinya dalam organisasi.

Standar Kompetensi               :  Mahasiswa dapat menganalisis sistem informasi manajemen dalam suatu perusahaan sebagai alat perencanaan sekaligus pengendalian dalam perusahaan.

Kelompok Komptensi Dasar (KKD)

1. KKD 1 : Mahasiswa dapat menjelaskan konsep dan unsur dasar sistem informasi manajemen berbasis komputer

1)  menjelaskan konsep dasar sistem informasi manajemen

2)  menjelaskan peranan sistem informasi manajemen dalam organisasi

3)  menjelaskan sistem informasi manajemen berbasis komputer

2. KKD 2 : Mahasiswa dapat menganalisis teknologi sistem informasi

1)  menjelaskan konsep sistem komputer

2)  menganalisis sistem manajemen database

3)  menganalisis sistem jaringan dan telekomunikasi data

3. KKD 3 : Mahasiswa dapat menerapkan pengendalian informasi dan aspek etika

1)  menjelaskan sistem informasi manajemen untuk keunggulan kompetitif

1)  menerapkan pengamanan dan pengendalian sistem informasi

2)  menerapkan aspek etika dalam pemanfaatan sistem informasi

4. KKD 4 : Mahasiswa dapat menganalisis aplikasi sistem informasi manajemen

1)  menganalisis sistem informasi sumber daya informasi

2)  menganalisis sistem informasi akuntansi

3)  menganalisis kantor maya

Pelaksanaan : 12 kali pertemuan dan 4 kali uji kompetensi

Sumber belajar :

1.   Andri Kristanto, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta

2.   Edhy Sutanta, 2003, Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta

3.   George M. Scott. 2002. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. : Raja Grafindo   Persada Jakarta

4.   Raymond MCLeod, Jr, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Indeks, Jakarta

5. Wahyudi K & Subando Agus M, 2004, Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

Jl. Ir. Sutami No. 36 A Surakarta Telp. 0271 646994 psw. 379

5 Juli 2008

No.      :  01/J.27.1.2.5/PSPE/KP/2008

Lamp.  : -

Hal      : Permohonan Tempat Magang

Kepada

Yth.     : Bp/Ibu………………………..

Di Surakarta

Dengan hormat,

Menindaklanjuti MOU Magang Industri yang telah kita tandatangani, dengan ini kami memberitahukan bahwa implementasi hibah kemitraan magang industri akan dilaksanakan pada tanggal 20 Juli -20 Agustus 2008. Karenanya kami berharap Bapak/Ibu bersedia menerima mahasiswa kami.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat sa

Ketua Prodi Ekonomi

Dra. Sri Witurachmi, M.M

NIP. 130 906 761                                                                              

Tembusan :

1. Dekan FKIP UNS

1. Kepala surat atau kop surat (heading or letter head)

Kepala surat merupakan bagian dari surat yang menunjukkan identitas suatu instansi atau perusahaan.

Fungsi utama kepala surat :

1. Sebagai identitas atau alat pengenal
2. Sebagai alat pemberian informasi
3. Sebagai iklan

2. Tempat & tanggal surat

Tempat menunjukkan lokasi atau tempat dimana surat tersebut dibuat.

Tanggal menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.

3. Nomor

Fungsi nomor ;

1. Memudahkan mencarinya jika sewaktu-waktu diperlukan (petunjuk penting pencatatan)
2. Memudahkan penyimpanan (petunjuk penting pengarsipan)
3. Memudahkan pengelompokan surat
4. Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

4. Lampiran

Sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5. Hal atau perihal

Perihal surat berisikan pokok-pokok isi surat yang ingin ditunjukkan oleh pembuat surat.

6.Alamat dalam

Apabila diluar ada sampulnya alamat tidak perlu ditulis lengkap namun kalau dipergunakan sampul berjendela maka harus ditulis lengkap.

Alamat dalam harus dicantumkan pada setiap surat dengan maksud :

1. untuk mengetahui dengan pasti kepada siapa surat ditujukan
2. menghindari kekeliruan memasukkan surat ke dalam sampul surat lain.

7. Salam pembuka

Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan atau kalimat pembuka yang  merupakan penghormatan di awal surat.

8. Pembuka surat atau paragraf pembuka

Paragraf pembuka adalah paragraf pendahuluan sebelum masuk ke dalam paragraf inti.

9. Isi surat

Isi surat adalah hal atau masalah pokok dari surat.

10. Penutup surat

Penutup surat adalah kalimat yang ditulis tidak lagi mengandung hal-hal yang pokok.

11. Salam penutup

12. Tanda tangan

13. Nama penandatangan & jabatan

14. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan kalau ada pihak lain berkepentingan atau yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

PENULISAN SURAT

1. Mengetahui bentuk surat yang diinginkan
2. Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun surat
3. Mengetahui sifat-sifat surat
4. Menguasai bahasa surat.

KERTAS SURAT

Beberapa macam kualitas kertas :

1. Kertas HVS (Houtvrij Schrijf)

Yaitu kertas bebas serat. Kertas ini berwarna putih bersih dan lebih kuat

1. Kertas Tembus (Doorslag papier)

Kertas ini lebih tipis dari kertas HVS dan biasanya untuk membuat tembusan

1. Kertas Stensil

Yaitu kertas agak kasar dan biasanya dipergunakan untuk membuat reproduksi

Kepada

Yth. : Bapak Sudirjo

Hormat kami,

Bank Danamon

Sindi

Bagaimana cara berpakaian yang pantas dipakai interview? Coba tanya ke 100 orang, pasti mereka menjawab,” Berpakaianlah yang konservatif!”. Berikut adalah saran apa yang sebaiknya jangan dilakukan dalam berpakaian saat wawancara kerja.

Anna Soo Wildermuth, konsultan penampilan dan presiden mendatang di Association of Image Consultants Internationalmenyatakan,”Cara berpakaian adalah menunjukkan siapa diri Anda, dan itu sudah jelas,”. Ia lantas memberikan tips 10 cara penampilan yang perlu dihindari ketika tiba saat interview:

1. Cat kuku menyolok — bagi pria dan wanita. Kuku yang terlalu panjang atau tidak dipotong sebaiknya dihindari. Kuku Anda harus terawatt dan rapi.

2. Memakai banyak perhiasan. Jangan memakai lebih dari 2 cincin di tangan atau satu anting di telinga. Jangan ada perhiasan di muka atau gelang kaki saat interview.

3. Sepatu dengan jari-jari terbuka atau sepatu sandal. Apalagi sandal…sama sekali dilarang! Sepatu yang ketinggalan jaman sebaiknya disingkirkan atau digunakan untuk kesempatan lain.

4. Kaki-kaki yang telanjang. Kenakan stoking meskipun gerah. Stoking/kaos kaki sebaiknya dengan warna netral atau senada dengan warna sepatu yang Anda pakai.

5. Jas/blazer yang ketinggalan jaman dengan kerah yang terlalu lebar atau terlalu sempit. Penjahit yang baik pasti tahu itu. Gaya untuk jaket pria seharusnya yang menutup seluruh tubuh dan jangan ketat.

6. Rok terlalu pendek. Jangan pula pernah berpikir mengenakan celana ketat saat wawancara.

- Jaket Kulit untuk Pria atau Wanita: Jaket kulit tidak pantas untuk tujuan wawancara. Mereka kelihatan seperti pakaian untuk sedang santai diluar.

· Turtlenecks (Kerah kura-kura) untuk pria: Memakai dasi lebih baik, sedikitnya di putaran yang pertama itu. Paling sedikit, memakai suatu kemeja yang rapi.

· Tas tangan cetakan atau trendy: Dompet harus tidak menyolok mata dan konservatif.

· Tas kantor Merah: Tas kantor, sepatu dan dompet perlu semuanya dalam warna konservatif dan dalam kondisi yang baik.

Warna konservatif dalam berbagai variasi biru dan abu-abu adalah yang terbaik. Memakai hitam saat wawancara bisa dipandang sebagai yang terlalu serius. Jika Anda memakai hitam, pastikan ada warna yang lain dekat wajah Anda untuk memperlunak wajah. Warna coklat masih diragukan sebagai warna bisnis, dan mungkin harus dihindarkan.

Ubahlah penampilan Anda saat wawancara dengan blus dengan warna berbeda, kemeja, selendang syal atau dasi.

Wawancara bukan tempat untuk membuat statemen pertunjukan, meskipun hal ini termasuk bidang seni dan orang terkenal bisa lebih bertualang. Semua orang itu perlu memilih untuk suatu penampilan konservatif. “Semakin banyak perusahaan sedang kembali ke pakaian profesional tradisional,” kata Wildermuth.

Apapun yang Anda pakai perlu aksen yang menunjukkan fakta bahwa Anda adalah seorang profesional yang siap bekerja pada pekerjaan baru. Biarkan akal sehat memandu Anda, dan harusnya mudah untuk menghindari pakaian yang keliru yang bisa merusak kesempatan Anda mencapai tingkatan yang berikutnya di dalam proses wawancara itu. Di pasar ini, yang terpenting adalah Anda tampil baik dan penampilan Anda cocok untuk pekerjaan itu

Menjadi seorang public speaking memang perlu keberanian besar. Berbicara di depan orang banyak dan jadi pusat perhatian bukanlah hal yang mudah. Tapi jangan takut, ada tipsnya lho…

Berbicara di depan orang banyak bukanlah suatu hal yang mudah. Rasa takut membuat kesalahan, dan rasa panik serta grogi, membuat perut serasa dikocok, dan tangan mengeluarkan keringat dingin. Ternyata ada tips untuk menjadi public speaking yang handal, ini dia:

1. Sadari bahwa orang lain akan merasakan hal yang sama ketika ada di posisi Anda. Jadi jangan biarkan orang-orang yang menonton tersebut membuat Anda panik.

2. Bicaralah perlahan, walaupun grogi jangan biarkan kepanikan membuat Anda berbicara terburu-buru. Karena jika Anda terburu-buru risiko slip tounge sangat besar terjadi, dan pasti hanya akan membuat Anda terlihat konyol.

3. Pelajari benar topik yang akan Anda bicarakan. Semakin dalam pemahaman Anda terhadap topik, maka kepercayaan diri akan semakin besar. Anda akan semakin mantap dalam berbicara.

4. Jika Anda merasa sangat panik sampai-sampai tidak ada suara yang keluar dari mulut, tariklah nafas panjang, rilekskan diri Anda sesaat.

5. Buka mulut Anda lebar-lebar saat berbicara, agar suara yang dihasilkan jelas, dan berbicaralah selantang mungkin. Hal tersebut menunjukkan bahwa Anda memiliki kepercayaan diri, dan membuat orang yang mendengar yakin dan percaya dengan omongan Anda.

6. Beristirahatlah pada tiap-tiap jeda topik, jangan terburu-buru. Usahakan untuk tidak terlalu banyak mengunakan pengulangan kata, seperti “jadi”, “nggg” dan sebagainya. (yla/yla)